Шаг 1 — создайте план действий
Условно все подразделения компании можно разделить на 3 категории:
1. Те, без кого компания не сможет работать (продажи, производственный процесс):
- Если можно перевести на удаленку — переводим
- Если нет — определяем процессы, которые требуют физического участия, вводим сменный график, сокращаем рабочий день.
2. Обслуживающие функции (аналитика, найм, АХО и пр):
- Оформляем отпуск с содержанием или без
- Вводим сокращенные рабочие часы
- Переводим на простой (⅔ от среднего заработка или оклада, в зависимости от того, кто инициатор — компания или государство).
3. Те, в ком пропала необходимость (например, из-за исчезнувших бизнес-процессов):
- Вакансии в подборе — закрываем/замораживаем
- Сотрудники на испытательном сроке — оцениваем эффективность и целесообразность. По результату либо оставляем (возможно, с заменой функционала), либо прощаемся.
- Действующие сотрудники — предлагаем более актуальный функционал, договариваемся по соглашению сторон/по собственному или сокращаем.
Для отдела продаж или иных подразделений можно ввести сменный график, чтобы одновременно в офисе находился лишь необходимый минимум сотрудников.
Проведите опрос сотрудников, которых планируете перевести на удаленный формат работы, на наличие компьютера/другого необходимого оборудования и подключения к интернету. Если у кого-то его не окажется, необходимо закупить технику, документально ее оформить и выдать, помочь с подключением интернета.
Шаг 3 — оформите изменения документально
При переводе на удаленку:
- Оформите приказ по компании о переводе части подразделений на удаленную занятость
- Внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка
- Для всех сотрудников, переведенных на удаленку, необходимо оформить допсоглашение к трудовому договору — изменить адрес места работы на место жительства.
При введении сменного графика:
- Приказ по компании с указанием графика и подразделений
- Допсоглашение к трудовому договору о смене графика
- Изменения в правилах внутреннего трудового распорядка: должности, график
- Сменный график — с подписями сотрудников об ознакомлении, с указанием продолжительности рабочего времени и времени на отдых
При простое:
- Приказ по компании
- Заполнять акты о простое
- Приказ о возможности сотрудников находиться дома
При сокращенном графике:
- Доп. соглашение к трудовому договору
При оформлении отпуска:
- Приказ об отпуске
- Заявление на отпуск
- Внести данные об отпуске в график и личные карточки
- Расставание по договоренности/сокращение:
- Соглашение сторон
- Заявление по собственному желанию
- Приказ об увольнении
- Приказ о сокращении (предупредить о сокращении по закону нужно не позднее, чем за 2 месяца)
- Уведомление о сокращении сотрудников и службы занятости (при массовом сокращении по закону необходимо уведомить не позднее чем за 3 месяца)
Шаг 4 — выстройте коммуникации
- Выберите единые инструменты для внутренних коммуникаций
- Определите, где будете контролировать задачи и согласовывать решения
- Определите канал для письменных и устных коммуникаций: почта, мессенджер, аудио/видео связь, совместный календарь. Проверьте, чтобы они были установлены у всех сотрудников, и все умели ими пользоваться
Шаг 5 — определите формат отчетности
- Можно воспользоваться функциями таск-менеджеров, таблицами с общим доступом (например, google таблицы). Можно сохранить текущую форму отчетности, если она включает в себя ежедневный/еженедельный контроль задач. Также полезно создать дашборд с ключевыми показателями для ТОП менеджмента и ключевых сотрудников.
Шаг 6 — настройте систему информирования
- Создайте или откройте доступ к каналу, через который сотрудники смогут получать все новости в происходящем в компании. Это может быть единый чат в мессенджере, живая лента на внутреннем сайте или корпоративном портале, почтовая рассылка и прочее.
- В период неопределенности и стресса команде очень важно ежедневно получать новости об изменениях и успехах компании. Уделяйте этому время: рассказывайте, что происходит, отмечайте заслуги коллег. Это повысит мотивацию и сделает команду сплоченнее.
Шаг 7 — создайте канал для неформального общения
- В рабочем процессе это происходит само собой: коллеги объединяются по интересам и с удовольствием обсуждают насущные вопросы за чашкой кофе. Теперь такой возможности нет: и либо компания сама ее предоставит, либо сотрудники самоорганизуются и создадут несколько тайных чатов-болталок. Лучше, если вы возьмете инициативу в свои руки и возглавите такой чат в мессенджере, где ведете рабочие коммуникации.
Шаг 8 — помогите сотрудникам
Пример:
— Организуйте дома пространство для работы и зону отдыха;
— Продумайте план Б на случай нестабильного интернета;
— В рабочее время будьте на связи. Если необходимо сосредоточиться и работать несколько часов непрерывно, сообщите коллегам о времени, когда вы недоступны;
— Следите за зарядом батареи гаджетов, которые используете в работе;
— Делайте короткие перерывы между важными задачами, как если бы вы были в офисе: чашка чая и обмен новостями с коллегами помогут эмоционально «перезагрузиться»;
— Мы не ждем, что вы будете работать в костюме, но на скайп с клиентами и коллегами домашнюю одежду стоит заменить на деловую.
Наполнение такой памятки будет зависеть от корпоративной культуры компании и специфики работы сотрудника.
Бонусы удаленной работы для HR:
- За этот период вам станет очевиднее эффективность каждого члена команды
- У работников повысится ответственность и ориентация на результат
- Вы гарантированно заметите ярких, сильных специалистов и сможете ввести их в кадровый резерв на более высокие позиции
- Если в компании есть лишние бизнес-процессы — они быстро «всплывут» наружу
- У сотрудников, которые оценят преимущества «удаленки», вырастет лояльность к компании.
Команда «Манн, Черемных и Партнеры» желает вам успешной работы в новых условиях! А если требуется организационная помощь — мы всегда рядом!