Статьи блога

Как организовать работу команды в новых условиях?

Некоторые девелоперы приняли кадровые и управленческие решения до распоряжения о вынужденных каникулах, кто-то — сразу после, а другие заняли выжидательную позицию. Если вы относитесь к третьей категории, но уже подозреваете, что неделя карантина может растянуться на месяцы — вам помогут практические советы Алексея Калюжного, HR-консультанта «Манн, Черемных и Партнеры».

Шаг 1 — создайте план действий

Условно все подразделения компании можно разделить на 3 категории:

1. Те, без кого компания не сможет работать (продажи, производственный процесс):

  • Если можно перевести на удаленку — переводим
  • Если нет — определяем процессы, которые требуют физического участия, вводим сменный график, сокращаем рабочий день.

2. Обслуживающие функции (аналитика, найм, АХО и пр):

  • Оформляем отпуск с содержанием или без
  • Вводим сокращенные рабочие часы
  • Переводим на простой (⅔ от среднего заработка или оклада, в зависимости от того, кто инициатор — компания или государство).

3. Те, в ком пропала необходимость (например, из-за исчезнувших бизнес-процессов):

  • Вакансии в подборе — закрываем/замораживаем
  • Сотрудники на испытательном сроке — оцениваем эффективность и целесообразность. По результату либо оставляем (возможно, с заменой функционала), либо прощаемся.
  • Действующие сотрудники — предлагаем более актуальный функционал, договариваемся по соглашению сторон/по собственному или сокращаем.

Для отдела продаж или иных подразделений можно ввести сменный график, чтобы одновременно в офисе находился лишь необходимый минимум сотрудников.

Шаг 2 — обеспечьте коллег необходимой техникой

Проведите опрос сотрудников, которых планируете перевести на удаленный формат работы, на наличие компьютера/другого необходимого оборудования и подключения к интернету. Если у кого-то его не окажется, необходимо закупить технику, документально ее оформить и выдать, помочь с подключением интернета.

Шаг 3 — оформите изменения документально

При переводе на удаленку:

  • Оформите приказ по компании о переводе части подразделений на удаленную занятость
  • Внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка
  • Для всех сотрудников, переведенных на удаленку, необходимо оформить допсоглашение к трудовому договору — изменить адрес места работы на место жительства.

При введении сменного графика:

  • Приказ по компании с указанием графика и подразделений
  • Допсоглашение к трудовому договору о смене графика
  • Изменения в правилах внутреннего трудового распорядка: должности, график
  • Сменный график — с подписями сотрудников об ознакомлении, с указанием продолжительности рабочего времени и времени на отдых

При простое:

  • Приказ по компании
  • Заполнять акты о простое
  • Приказ о возможности сотрудников находиться дома

При сокращенном графике:

  • Доп. соглашение к трудовому договору

При оформлении отпуска:
  • Приказ об отпуске
  • Заявление на отпуск
  • Внести данные об отпуске в график и личные карточки
  • Расставание по договоренности/сокращение:
  • Соглашение сторон
  • Заявление по собственному желанию
  • Приказ об увольнении
  • Приказ о сокращении (предупредить о сокращении по закону нужно не позднее, чем за 2 месяца)
  • Уведомление о сокращении сотрудников и службы занятости (при массовом сокращении по закону необходимо уведомить не позднее чем за 3 месяца)

Шаг 4 — выстройте коммуникации

  • Выберите единые инструменты для внутренних коммуникаций
Если у вас ранее не было правил коммуникаций — сейчас самое время их создать.

  • Определите, где будете контролировать задачи и согласовывать решения
  • Определите канал для письменных и устных коммуникаций: почта, мессенджер, аудио/видео связь, совместный календарь. Проверьте, чтобы они были установлены у всех сотрудников, и все умели ими пользоваться

Шаг 5 — определите формат отчетности

  • Можно воспользоваться функциями таск-менеджеров, таблицами с общим доступом (например, google таблицы). Можно сохранить текущую форму отчетности, если она включает в себя ежедневный/еженедельный контроль задач. Также полезно создать дашборд с ключевыми показателями для ТОП менеджмента и ключевых сотрудников.

Шаг 6 — настройте систему информирования

  • Создайте или откройте доступ к каналу, через который сотрудники смогут получать все новости в происходящем в компании. Это может быть единый чат в мессенджере, живая лента на внутреннем сайте или корпоративном портале, почтовая рассылка и прочее.
  • В период неопределенности и стресса команде очень важно ежедневно получать новости об изменениях и успехах компании. Уделяйте этому время: рассказывайте, что происходит, отмечайте заслуги коллег. Это повысит мотивацию и сделает команду сплоченнее.

Шаг 7 — создайте канал для неформального общения

  • В рабочем процессе это происходит само собой: коллеги объединяются по интересам и с удовольствием обсуждают насущные вопросы за чашкой кофе. Теперь такой возможности нет: и либо компания сама ее предоставит, либо сотрудники самоорганизуются и создадут несколько тайных чатов-болталок. Лучше, если вы возьмете инициативу в свои руки и возглавите такой чат в мессенджере, где ведете рабочие коммуникации.

Шаг 8 — помогите сотрудникам


Пример:
— Организуйте дома пространство для работы и зону отдыха;
— Продумайте план Б на случай нестабильного интернета;
— В рабочее время будьте на связи. Если необходимо сосредоточиться и работать несколько часов непрерывно, сообщите коллегам о времени, когда вы недоступны;
— Следите за зарядом батареи гаджетов, которые используете в работе;
— Делайте короткие перерывы между важными задачами, как если бы вы были в офисе: чашка чая и обмен новостями с коллегами помогут эмоционально «перезагрузиться»;
— Мы не ждем, что вы будете работать в костюме, но на скайп с клиентами и коллегами домашнюю одежду стоит заменить на деловую.
Наполнение такой памятки будет зависеть от корпоративной культуры компании и специфики работы сотрудника.

Бонусы удаленной работы для HR:

  • За этот период вам станет очевиднее эффективность каждого члена команды
  • У работников повысится ответственность и ориентация на результат
  • Вы гарантированно заметите ярких, сильных специалистов и сможете ввести их в кадровый резерв на более высокие позиции
  • Если в компании есть лишние бизнес-процессы — они быстро «всплывут» наружу
  • У сотрудников, которые оценят преимущества «удаленки», вырастет лояльность к компании.

Команда «Манн, Черемных и Партнеры» желает вам успешной работы в новых условиях! А если требуется организационная помощь — мы всегда рядом!
Управление HR