<div><img src="https://mc.yandex.ru/watch/45266235" style="position:absolute; left:-9999px;" alt="" /></div>

Как организовать работу команды в новых условиях?

Некоторые девелоперы приняли кадровые и управленческие решения до распоряжения о вынужденных каникулах, кто-то – сразу после, а другие заняли выжидательную позицию. Если вы относитесь к третьей категории, но уже подозреваете, что неделя карантина может растянуться на месяцы – вам помогут практические советы Алексея Калюжного, HR-консультанта “Манн, Черемных и Партнеры”.

Шаг 1 – создайте план действий

Условно все подразделения компании можно разделить на 3 категории:

1. Те, без кого компания не сможет работать (продажи, производственный процесс):

    • Если можно перевести на удаленку – переводим

    • Если нет – определяем процессы, которые требуют физического участия, вводим сменный график, сокращаем рабочий день.

2. Обслуживающие функции (аналитика, найм, АХО и пр):

  • Оформляем отпуск с содержанием или без

  • Вводим сокращенные рабочие часы

  • Переводим на простой (⅔ от среднего заработка или оклада, в зависимости от того, кто инициатор – компания или государство).
3. Те, в ком пропала необходимость (например, из-за исчезнувших бизнес-процессов):
    • Вакансии в подборе – закрываем/замораживаем

    • Сотрудники на испытательном сроке – оцениваем эффективность и целесообразность.   По результату либо оставляем (возможно, с заменой функционала), либо прощаемся.

    • Действующие сотрудники – предлагаем более актуальный функционал, договариваемся по соглашению сторон/по собственному или сокращаем.

Для отдела продаж или иных подразделений можно ввести сменный график, чтобы одновременно в офисе находился лишь необходимый минимум сотрудников. 1.png

Шаг 2 – обеспечьте коллег необходимой техникой

Проведите опрос сотрудников, которых планируете перевести на удаленный формат работы, на наличие компьютера/другого необходимого оборудования и подключения к интернету. Если у кого-то его не окажется, необходимо закупить технику, документально ее оформить и выдать, помочь с подключением интернета. 

Шаг 3 – оформите изменения документально

При переводе на удаленку: 

  • Оформите приказ по компании о переводе части подразделений на удаленную занятость

  • Внесите изменения в правила внутреннего трудового распорядка

  • Для всех сотрудников, переведенных на удаленку, необходимо оформить допсоглашение к трудовому договору – изменить адрес места работы на место жительства. 

При введении сменного графика:

  • Приказ по компании с указанием графика и подразделений

  • Допсоглашение к трудовому договору о смене графика

  • Изменения в правилах внутреннего трудового распорядка: должности, график

  • Сменный график – с подписями сотрудников об ознакомлении, с указанием продолжительности рабочего времени и времени на отдых

При простое: 

  • Приказ по компании

  • Заполнять акты о простое

  • Приказ о возможности сотрудников находиться дома

При сокращенном графике: 

  • Доп. соглашение к трудовому договору

При оформлении отпуска:

  • Приказ об отпуске 

  • Заявление на отпуск

  • Внести данные об отпуске в график и личные карточки

  • Расставание по договоренности/сокращение:

  • Соглашение сторон

  • Заявление по собственному желанию

  • Приказ об увольнении

  • Приказ о сокращении (предупредить о сокращении по закону нужно не позднее, чем за 2 месяца)

  • Уведомление о сокращении сотрудников и службы занятости (при массовом сокращении по закону необходимо уведомить не позднее чем за 3 месяца)

Шаг 4 – выстройте коммуникации

  • Выберите единые инструменты для внутренних коммуникаций 

Если у вас ранее не было правил коммуникаций – сейчас самое время их создать.

  • Определите, где будете контролировать задачи и согласовывать решения

  • Определите канал для письменных и устных коммуникаций: почта, мессенджер, аудио/видео связь, совместный календарь. Проверьте, чтобы они были установлены у всех сотрудников, и все умели ими пользоваться

Шаг 5 – определите формат отчетности

  • Можно воспользоваться функциями таск-менеджеров, таблицами с общим доступом (например, google таблицы). Можно сохранить текущую форму отчетности, если она включает в себя ежедневный/еженедельный контроль задач. Также полезно создать дашборд с ключевыми показателями для ТОП менеджмента и ключевых сотрудников. 

Шаг 6 – настройте систему информирования 

  • Создайте или откройте доступ к каналу, через который сотрудники смогут получать все новости в происходящем в компании. Это может быть единый чат в мессенджере, живая лента на внутреннем сайте или корпоративном портале, почтовая рассылка и прочее.

  • В период неопределенности и стресса команде очень важно ежедневно получать новости об изменениях и успехах компании. Уделяйте этому время: рассказывайте, что происходит, отмечайте заслуги коллег. Это повысит мотивацию и сделает команду сплоченнее. 

Шаг 7 – создайте канал для неформального общения

  • В рабочем процессе это происходит само собой: коллеги объединяются по интересам и с удовольствием обсуждают насущные вопросы за чашкой кофе. Теперь такой возможности нет: и либо компания сама ее предоставит, либо сотрудники самоорганизуются и создадут несколько тайных чатов-болталок. Лучше, если вы возьмете инициативу в свои руки и возглавите такой чат в мессенджере, где ведете рабочие коммуникации. 

Шаг 8 – помогите сотрудникам

2.pngПример:

– Организуйте дома пространство для работы и зону отдыха;

– Продумайте план Б на случай нестабильного интернета;

– В рабочее время будьте на связи. Если необходимо сосредоточиться и работать несколько часов непрерывно, сообщите коллегам о времени, когда вы недоступны;

– Следите за зарядом батареи гаджетов, которые используете в работе;

– Делайте короткие перерывы между важными задачами, как если бы вы были в офисе: чашка чая и обмен новостями с коллегами помогут эмоционально "перезагрузиться";

– Мы не ждем, что вы будете работать в костюме, но на скайп с клиентами и коллегами домашнюю одежду стоит заменить на деловую. 

Наполнение такой памятки будет зависеть от  корпоративной культуры компании и специфики работы сотрудника.

Бонусы удаленной работы для HR:

  • За этот период вам станет очевиднее эффективность каждого члена команды

  • У работников повысится ответственность и ориентация на результат

  • Вы гарантированно заметите ярких, сильных специалистов и сможете ввести их в кадровый резерв на более высокие позиции

  • Если в компании есть лишние бизнес-процессы – они быстро "всплывут" наружу

  • У  сотрудников, которые оценят преимущества "удаленки", вырастет лояльность к компании.

Команда "Манн, Черемных и Партнеры" желает вам успешной работы в новых условиях! А если требуется организационная помощь – мы всегда рядом! 

Подпишитесь на новые статьи
Нажимая на кнопку «Подписаться» вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности на обработку персональных данных